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Finanzen & Controlling

MATE für Finance & Controlling: volle Kontrolle über Marketingbudget und Marketing Controlling

Mit MATE bündeln Sie alle Marketingaktivitäten, Budgets und Kosten in einem System: strukturierte, kampagnenbasierte Marketingbudget-Planung, transparente Zuordnung aller Marketingkosten über Produkte, Regionen und Kanäle sowie automatisierte Reports für CFO und Controlling – für messbare Wirkung jedes investierten Euro.

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Warum MATE für Finance- und Controlling-Teams?
Weil Marketing­kosten ohne zentrale Steuerung intransparent bleiben – und Controlling ohne strukturierte Kampagnendaten keine belastbaren ROI-Analysen liefern kann.

Gängige Controlling-Tools und ERP-Systeme erfassen Kosten. MATE liefert den fachlichen Kontext dazu – mit klarer Zuordnung von Ist-Kosten zu Kampagnen, Maßnahmen, Zielgruppen, Produkten und Kanälen. So sehen Finance- und Controlling-Verantwortliche auf einen Blick, welche Marketing­ausgaben welchen strategischen Zielen dienen, wie Budgets über Märkte und Geschäftsbereiche verteilt sind und wo Optimierungs­potenziale liegen.

Im Zusammenspiel mit bestehenden ERP-, BI- und Reporting-Tools liefert MATE die fehlende Planungs- und Steuerungsebene für Marketingbudgets: Kampagnen, Maßnahmen, Plan-/Ist-Kosten, Budgettöpfe und Rechnungen werden zentral verwaltet und dokumentiert. Dadurch lassen sich Kostenstrukturen, Budget­ausschöpfung und Kampagnen­performance sauber analysieren – die Basis für datengetriebene Budget-Entscheidungen, belastbare Forecasts und professionelles Marketing-Finanzcontrolling.

Finden Sie sich bei den Problemen wieder?
Klicken Sie auf ein Thema und sehen Sie, wie MATE das Problem konkret löst.

Die häufigsten Probleme für Finance- und Controlling-Teams?

Marketingbudget planen ohne verlässliche Datenbasis

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Marketingkosten lassen sich nicht sauber zuordnen

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Plan-Ist-Vergleich im Marketing dauert Tage

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Budget­ausschöpfung ist nicht in Echtzeit sichtbar

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Marketing-ROI lässt sich nicht berechnen

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Reporting für Management ist aufwendig und fehleranfällig

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Schließen Sie sich hunderten Marketeers an, die bereits effizienter planen und arbeiten.

Use Cases für Finance- und Controlling

Budgetplanung in 3 Tagen statt 6 Wochen

Jahres- und Quartalsbudgetplanung auf Basis konkreter Kampagnen statt Excel-Schätzungen: Bottom-Up-Bedarf aus Maßnahmen, Top-Down-Verteilung nach Geschäftsbereichen, vollständige Transparenz für CFO und Controlling – mit MATE als zentraler Marketing Controlling Software.

Marketingkosten endlich transparent zuordnen

Rechnungen und Einzelpositionen werden direkt Kampagnen, Produkten, Standorten und Kanälen zugeordnet. Statt Black-Box-Budget sehen Finance-Teams, wo jeder Euro im Marketing landet, können Agentur- und Kanalleistungen vergleichen und datenbasiert über Budget­verschiebungen entscheiden.

Quartalsreporting in 10 Minuten statt 3 Tagen

Automatisierte Plan-Ist-Vergleiche, Kostenreports und Budgetausschöpfungen auf Knopfdruck – filterbar nach Ländern, Produktlinien oder Kanälen. MATE ersetzt manuelle Excel-Reports durch ein zentrales Marketing-Reporting-Tool und liefert jederzeit aktuelle Zahlen für Management und Vorstand.

Budgetausschöpfung in Echtzeit steuern

Echtzeit-Sicht auf geplante, beauftragte und gebuchte Marketingkosten je Budgettopf, Business Unit und Kampagne. Frühwarnsignale bei kritischen Schwellenwerten, proaktive Steuerung statt später Korrekturen, bessere Liquiditätsplanung – mit MATE als Steuerungszentrale für Marketingbudgets.
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MATE löst die echten Probleme von Finance- und Controlling

Marketingbudget planen ohne verlässliche Datenbasis

Das Problem

In vielen Unternehmen erfolgt die Marketingbudgetplanung auf Basis von Vorjahreswerten, pauschalen Prozentsätzen vom Umsatz oder groben Schätzungen aus dem Marketing-Team. Eine strukturierte, kampagnenbasierte Planung fehlt häufig, weil keine zentrale Übersicht über geplante Aktivitäten, Zielgruppen, Kanäle und strategische Prioritäten existiert. Für Finance- und Controlling-Verantwortliche wird es dadurch schwierig, Budgets fundiert zu verteilen, Investitionen nach Geschäftsbereichen oder Produktlinien zu priorisieren und gegenüber Management oder Geschäftsführung zu begründen. Besonders in dezentralen Organisationen oder bei internationalen Strukturen fehlt der Überblick, welche Märkte, Regionen oder Segmente welche Mittel benötigen und warum. Das führt zu Über- oder Unterbudgetierungen, ineffizienten Mittelverteilungen und der Situation, dass Budgets im laufenden Jahr ständig nachverhandelt werden müssen, weil die ursprüngliche Planung nicht mit der tatsächlichen Kampagnenrealität übereinstimmt. Ohne eine klare Verbindung zwischen strategischen Zielen, geplanten Kampagnen und Budgets bleibt die Finanzplanung reaktiv statt proaktiv und datengetrieben.

Die Lösung mit MATE

  • Strukturierte Kampagnenplanung als Budgetbasis
    In MATE werden alle Marketing- und Vertriebskampagnen zentral geplant – mit Zeiträumen, Zielgruppen, Produkten, Regionen und Kanälen. Finance-Teams erhalten so eine vollständige Übersicht über geplante Aktivitäten und können Budgets auf Basis konkreter Maßnahmen statt pauschaler Annahmen verteilen und mit strategischen Unternehmenszielen verknüpfen.
  • Top-Down- und Bottom-Up-Budgetierung
    MATE unterstützt beide Ansätze: Zentrale Budgets können top-down auf Geschäftsbereiche, Regionen oder Produktlinien verteilt werden. Gleichzeitig lassen sich bottom-up aus Kampagnen und Maßnahmen Budgetbedarfe aggregieren, die dann im Controlling konsolidiert, geprüft und freigegeben werden.
  • Transparente Grundlage für Budgetverhandlungen
    Da alle Kampagnen mit Zielen, Zielgruppen, Kanälen und geplanten Kosten dokumentiert sind, können Finance-Verantwortliche Budgetanfragen fundiert bewerten, Prioritäten setzen und gegenüber Management klar begründen, warum welche Mittel in welchen Märkten oder Segmenten eingesetzt werden sollen.
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Marketingkosten lassen sich nicht sauber zuordnen

Das Problem

Rechnungen von Agenturen, Mediadienstleistern, Druckereien oder Plattformen landen im ERP-System oder in der Buchhaltung – aber der fachliche Kontext fehlt. Welche Kosten gehören zu welcher Kampagne, welchem Produkt, welcher Region, welchem Kanal oder welcher Zielgruppe? Ohne diese Zuordnung ist es für Controlling-Teams nahezu unmöglich, Marketingausgaben sinnvoll zu analysieren, Kosten­strukturen zu vergleichen oder Optimierungs­potenziale zu identifizieren. Stattdessen werden Kosten oft nur auf Kostenstellen oder Konten gebucht, die keine Aussage über die strategische Verwendung der Mittel zulassen. Besonders problematisch wird es, wenn mehrere Kampagnen parallel laufen, Budgets über verschiedene Geschäftsbereiche verteilt sind oder externe Dienstleister Sammel­rechnungen stellen, die mehrere Projekte umfassen. Finance-Teams verbringen dann viel Zeit damit, Rechnungen manuell aufzuteilen, Zuordnungen nachzufragen und Daten in Excel-Listen zu pflegen – mit hoher Fehleranfälligkeit und ohne Gewissheit, dass die Zuordnung vollständig und korrekt ist. Das Ergebnis: Marketingkosten bleiben eine Black Box, ROI-Analysen sind nicht möglich und Budget­entscheidungen basieren auf unvollständigen Informationen.

Die Lösung mit MATE

  • Rechnungen und Rechnungsposten mit Kampagnenbezug
    In MATE werden Rechnungen und einzelne Rechnungsposten direkt erfasst und Kampagnen, Maßnahmen oder Meilensteinen zugeordnet. Jeder Kostenposten erhält so einen klaren fachlichen Kontext – inklusive Produkt, Region, Zielgruppe, Kanal und Budgettopf.
  • Automatische Übernahme von Budgetstrukturen
    Wurden auf Ebene der Kampagnenplanung bereits Budgettöpfe, Kostenstellen oder Konten hinterlegt, werden diese bei der Rechnungserfassung automatisch vorgeschlagen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Ist-Kosten konsistent mit der Planung verknüpft sind.
  • Mehrdimensionale Kostenanalyse statt Kostenstellen-Sicht
    Durch die fachliche Zuordnung lassen sich Marketingkosten nicht nur nach Kostenstellen, sondern nach beliebigen Dimensionen auswerten: nach Kampagnen, Produktlinien, Regionen, Kanälen, Zielgruppen oder Dienstleistern. Das ermöglicht Finance-Teams fundierte Analysen, Benchmarks und datengetriebene Optimierungen.

Plan-Ist-Vergleich im Marketing dauert Tage

Das Problem

Für Controlling-Teams gehört der Plan-Ist-Vergleich zu den zentralen Steuerungsinstrumenten – doch im Marketing ist dieser Prozess oft extrem aufwendig. Plandaten liegen in Präsentationen, Excel-Listen oder Projektmanagement-Tools, Ist-Kosten kommen aus dem ERP, und die fachliche Zuordnung muss manuell hergestellt werden. Finance-Verantwortliche exportieren Daten aus verschiedenen Systemen, führen sie in Excel zusammen, bereinigen Inkonsistenzen und erstellen Pivot-Tabellen oder Diagramme für Management-Meetings. Dieser Prozess dauert oft mehrere Tage, bindet wertvolle Ressourcen und ist fehleranfällig. Bis das Reporting fertig ist, sind die Zahlen bereits veraltet, und Steuerungsimpulse kommen zu spät. Besonders in dynamischen Märkten oder bei kurzfristigen Kampagnen­anpassungen wird dieser Zeitverzug zum Problem: Marketing und Management benötigen schnelle Entscheidungen, aber das Controlling kann keine aktuellen Zahlen liefern. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Abteilungen oft unterschiedliche Datenquellen nutzen und Plan-Ist-Abweichungen unterschiedlich interpretieren, weil keine gemeinsame Datenbasis existiert. Das führt zu Diskussionen über Zahlen statt über Inhalte und verzögert strategische Entscheidungen weiter.

Die Lösung mit MATE

  • Plan- und Ist-Kosten in einem System
    In MATE werden sowohl geplante Budgets als auch beauftragte und tatsächliche Ist-Kosten zentral erfasst und Kampagnen zugeordnet. Plan-Ist-Vergleiche sind dadurch jederzeit auf Knopfdruck verfügbar – ohne manuelle Datenexporte, ohne Excel-Akrobatik, ohne Zeitverzug.
  • Interaktive Kostenreports mit Echtzeit-Daten
    Der Kostenreport in MATE zeigt Plan-, Ist- und Differenzwerte in einer übersichtlichen Tabellenansicht – filterbar nach Kampagnen, Zeiträumen, Produkten, Regionen oder Kanälen. Controlling-Teams können innerhalb von Sekunden zwischen verschiedenen Perspektiven wechseln und Abweichungen analysieren, ohne neue Reports erstellen zu müssen.
  • Gemeinsame Datenbasis für Marketing, Finance und Management
    Da alle Stakeholder auf dieselben Daten in MATE zugreifen, entfallen Diskussionen über unterschiedliche Zahlen. Management-Meetings können sich auf Inhalte, Ursachen und Maßnahmen konzentrieren statt auf Datenabgleich – und Entscheidungen werden schneller und fundierter getroffen.

Budget­aus­schöpfung ist nicht in Echtzeit sichtbar

Das Problem

In vielen Unternehmen wissen weder Marketing noch Controlling in Echtzeit, wie stark Budgets bereits ausgeschöpft sind. Geplante Kosten stehen in Kampagnenplänen, beauftragte Kosten bei Agenturen oder Dienstleistern, und Ist-Kosten kommen verzögert aus der Buchhaltung. Zwischen diesen drei Ebenen fehlt die Verbindung, sodass Finance-Teams oft erst am Quartals- oder Jahresende feststellen, dass Budgets überzogen oder nicht ausgeschöpft wurden. Besonders kritisch wird es, wenn mehrere Kampagnen parallel laufen, Budgets über verschiedene Kostenstellen verteilt sind oder dezentrale Teams eigenständig Mittel einsetzen. Ohne zentrale Transparenz entstehen Überraschungen: Budgets sind plötzlich aufgebraucht, obwohl wichtige Kampagnen noch anstehen, oder Mittel bleiben ungenutzt, weil niemand den Überblick hatte. Für Controlling-Verantwortliche wird es dadurch schwierig, Liquidität zu planen, Forecasts zu erstellen oder rechtzeitig gegenzusteuern. Hinzu kommt, dass Marketing-Teams oft keine Rückmeldung erhalten, wie viel Budget noch verfügbar ist, und deshalb entweder zu vorsichtig agieren oder unabgestimmt Mittel einsetzen. Das führt zu ineffizienten Budgetverteilungen, ungenutzten Potenzialen und Konflikten zwischen Marketing und Finance.

Die Lösung mit MATE

  • Echtzeit-Sicht auf Plan-, beauftragte und Ist-Kosten
    MATE zeigt jederzeit, welche Budgets geplant, welche Kosten bereits beauftragt und welche Rechnungen tatsächlich eingegangen sind. Finance-Teams sehen auf einen Blick, wie stark Budgets ausgeschöpft sind und wo noch Spielraum besteht – ohne auf Monatsabschlüsse oder Buchhaltungs-Reports warten zu müssen.
  • Budgetausschöpfung nach Dimensionen
    Die Auswertung der Budgetausschöpfung lässt sich in MATE nach beliebigen Dimensionen filtern: nach Kampagnen, Produktlinien, Regionen, Kanälen, Zielgruppen oder Zeiträumen. So erkennen Controlling-Verantwortliche schnell, in welchen Bereichen Budgets knapp werden und wo Mittel umgeschichtet werden können.
  • Proaktive Steuerung statt reaktiver Korrekturen
    Durch die transparente Budgetsicht können Finance- und Marketing-Teams frühzeitig gegensteuern: Kampagnen anpassen, Mittel umverteilen oder zusätzliche Budgets freigeben. Das verhindert Überraschungen am Jahresende und ermöglicht eine kontinuierliche, datengetriebene Budgetsteuerung über das gesamte Jahr.

Marketing-ROI lässt sich nicht berechnen

Das Problem

Für Finance- und Controlling-Teams ist die Frage zentral: Welche Marketing­investitionen zahlen sich aus? Doch in der Praxis scheitert die Berechnung des Marketing-ROI oft an fehlenden Datengrundlagen. Kampagnen, Kosten und Ergebnisse (Leads, Opportunities, Umsätze, Pipeline-Beiträge) liegen in unterschiedlichen Systemen und lassen sich nicht sauber verknüpfen. Marketing-Ausgaben werden im ERP erfasst, Kampagnendaten in Projektmanagement-Tools gepflegt, und Vertriebsergebnisse stehen im CRM – aber eine durchgängige Verbindung fehlt. Ohne diese Verknüpfung können Finance-Verantwortliche nicht bewerten, welche Kampagnen, Kanäle, Zielgruppen oder Märkte den besten Return on Investment liefern. Budgetentscheidungen basieren dann auf Bauchgefühl, politischen Verhandlungen oder historischen Verteilungen statt auf belastbaren ROI-Analysen. Besonders problematisch wird es, wenn Management oder Geschäftsführung konkrete Nachweise für die Wirksamkeit von Marketinginvestitionen fordert: Controlling-Teams können keine fundierten Antworten liefern, weil die Datenbasis fehlt. Das schwächt die Position des Marketings im Unternehmen und führt dazu, dass Budgets gekürzt werden, obwohl Kampagnen möglicherweise erfolgreich sind – oder umgekehrt ineffiziente Maßnahmen fortgeführt werden, weil niemand ihre Unwirtschaftlichkeit nachweisen kann.

Die Lösung mit MATE

  • Saubere Kostenbasis für ROI-Berechnungen
    MATE erfasst alle Marketingkosten strukturiert und ordnet sie Kampagnen, Maßnahmen, Produkten, Regionen und Kanälen zu. Diese saubere Kostenbasis ist die Voraussetzung, um später Ergebnisse aus CRM, Analytics oder BI-Systemen eindeutig Kampagnen zuzuordnen und ROI-Analysen durchzuführen.
  • Verknüpfung mit CRM- und Vertriebsdaten
    Durch die zentrale Dokumentation von Kampagnen, Zeiträumen und Zielgruppen in MATE lassen sich Pipeline-Kennzahlen, Abschluss­raten und Umsätze aus dem CRM später klar auf konkrete Kampagnen zurückführen. Finance-Teams können so bewerten, welche Marketinginvestitionen welche Vertriebsergebnisse erzielt haben.
  • Fundament für datengetriebene Budgetentscheidungen
    Mit einer klaren Verbindung zwischen Kosten und Ergebnissen können Controlling-Verantwortliche belastbare ROI-Analysen erstellen, erfolgreiche Kampagnen identifizieren, ineffiziente Maßnahmen stoppen und Budgets gezielt auf die wirksamsten Aktivitäten konzentrieren. Das stärkt die Rolle des Marketings und macht Budgetverhandlungen transparent und faktenbasiert.

Reporting für Management ist aufwendig und fehleranfällig

Das Problem

Für Geschäftsführung, Vorstand oder Management müssen Controlling-Teams regelmäßig Berichte über Marketingausgaben, Budgetausschöpfung und Kampagnen­performance erstellen. In der Praxis bedeutet das: Daten aus verschiedenen Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, bereinigen, Pivot-Tabellen erstellen, Diagramme formatieren und Kommentare ergänzen. Dieser Prozess ist extrem zeitaufwendig, bindet wertvolle Ressourcen und ist fehleranfällig – besonders wenn Datenquellen inkonsistent sind, Zuordnungen manuell erfolgen oder kurzfristige Änderungen berücksichtigt werden müssen. Bis das Reporting fertig ist, sind die Zahlen oft bereits veraltet, und Management-Entscheidungen basieren auf veralteten Informationen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Stakeholder unterschiedliche Sichten benötigen: Die Geschäftsführung will Gesamtkosten und Budgetausschöpfung sehen, Produktmanagement interessiert sich für Kosten nach Produktlinien, und Vertriebsleitung möchte wissen, wie viel in vertriebsnahe Kampagnen investiert wurde. Für jede Perspektive muss das Controlling neue Reports erstellen, was den Aufwand weiter erhöht. Das Ergebnis: Finance-Teams verbringen mehr Zeit mit Reporting als mit Analyse und strategischer Steuerung, und Management-Meetings drehen sich um Datenqualität statt um Inhalte und Entscheidungen.

Die Lösung mit MATE

  • Automatisierte Reports auf Knopfdruck
    Der Kostenreport in MATE liefert jederzeit aktuelle Übersichten über Plan-, Ist- und Differenzwerte – filterbar nach Kampagnen, Zeiträumen, Produkten, Regionen, Kanälen oder Zielgruppen. Controlling-Teams können Reports innerhalb von Sekunden erstellen, exportieren und für Management-Meetings nutzen, ohne manuelle Datenaufbereitung.
  • Interaktive Diagramme für schnelle Insights
    Neben tabellarischen Reports bietet MATE interaktive Diagramm­ansichten, die Kostenstrukturen, Budgetausschöpfung und Verteilungen visuell aufbereiten. Diese Diagramme lassen sich direkt in Präsentationen einbinden oder als PDF exportieren – immer auf Basis aktueller Echtzeitdaten.
  • Individuelle Sichten für unterschiedliche Stakeholder
    Durch flexible Filter und gespeicherte Ansichten können Finance-Teams für jede Zielgruppe die passende Perspektive bereitstellen: Gesamtkosten für die Geschäftsführung, Produktlinien-Sicht für Produktmanagement, regionale Verteilung für Vertriebsleitung. Das spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es dem Controlling, sich auf Analyse und Steuerung statt auf Datenaufbereitung zu konzentrieren.

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  • ✓ Bis zu 90 % weniger Zeitaufwand für Reports
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Häufig gestellte Fragen

Wie plane ich Marketingbudgets strukturiert und datenbasiert?

Die strukturierte Marketingbudgetplanung basiert auf konkreten Kampagnen statt auf Vorjahreswerten oder pauschalen Schätzungen. Mit einer professionellen Marketing Controlling Software wie MATE erfassen Sie alle geplanten Marketing- und Vertriebsaktivitäten zentral – mit Zeiträumen, Zielgruppen, Produkten, Regionen und Kanälen.

Finance-Teams erhalten so eine vollständige Übersicht über geplante Aktivitäten und können Budgets auf Basis konkreter Maßnahmen verteilen statt pauschaler Annahmen. MATE unterstützt sowohl Top-Down-Budgetierung (zentrale Verteilung auf Geschäftsbereiche, Regionen oder Produktlinien) als auch Bottom-Up-Aggregation (Budgetbedarfe aus Kampagnen werden aggregiert, konsolidiert und freigegeben).

Ergebnis: Budgetplanung dauert statt Wochen nur noch Tage, Budgetanfragen lassen sich fundiert bewerten, und gegenüber Management können Sie klar begründen, warum welche Mittel in welchen Märkten oder Segmenten eingesetzt werden sollen.

Wie ordne ich Marketingkosten richtig zu und vermeide Black-Box-Budgets?

Das größte Problem im Marketing Controlling: Rechnungen landen im ERP, aber der fachliche Kontext fehlt. Welche Kosten gehören zu welcher Kampagne, welchem Produkt, welcher Region oder welchem Kanal? Ohne diese Zuordnung bleiben Marketingausgaben eine Black Box – ROI-Analysen sind unmöglich, Optimierungen basieren auf Bauchgefühl.

Mit MATE als Marketing Budget Software werden Rechnungen und einzelne Rechnungsposten direkt erfasst und Kampagnen, Maßnahmen oder Meilensteinen zugeordnet. Jeder Kostenposten erhält einen klaren fachlichen Kontext – inklusive Produkt, Region, Zielgruppe, Kanal, Budgettopf, Kostenstelle und Konto.

Wurden auf Ebene der Kampagnenplanung bereits Budgetstrukturen hinterlegt, werden diese bei der Rechnungserfassung automatisch vorgeschlagen. Das spart Zeit, reduziert Fehler um bis zu 80% und stellt sicher, dass Ist-Kosten konsistent mit der Planung verknüpft sind.

Mehrdimensionale Kostenanalyse: Marketingkosten lassen sich nicht nur nach Kostenstellen, sondern nach beliebigen Dimensionen auswerten – nach Kampagnen, Produktlinien, Regionen, Kanälen, Zielgruppen oder Dienstleistern.

Welche Software beschleunigt Plan-Ist-Vergleiche im Marketing Controlling?

Traditionell dauern Plan-Ist-Vergleiche im Marketing mehrere Tage: Daten aus verschiedenen Systemen exportieren, in Excel zusammenführen, bereinigen, Pivot-Tabellen erstellen. Bis das Reporting fertig ist, sind die Zahlen veraltet – Steuerungsimpulse kommen zu spät.

Mit MATE als Marketing Controlling Tool sind Plan-Ist-Vergleiche jederzeit auf Knopfdruck verfügbar – ohne manuelle Datenexporte, ohne Excel-Akrobatik, ohne Zeitverzug. Zeitersparnis: über 90% gegenüber manuellen Prozessen.

Der interaktive Kostenreport zeigt Plan-, Ist- und Differenzwerte in Echtzeit – filterbar nach Kampagnen, Zeiträumen, Produkten, Regionen oder Kanälen. Controlling-Teams können innerhalb von Sekunden statt Tagen zwischen verschiedenen Perspektiven wechseln und Abweichungen analysieren.

Gemeinsame Datenbasis: Da alle Stakeholder (Marketing, Finance, Management) auf dieselben Daten zugreifen, entfallen Diskussionen über unterschiedliche Zahlen. Management-Meetings konzentrieren sich auf Inhalte und Maßnahmen statt auf Datenabgleich.

Wie tracke ich Budgetausschöpfung im Marketing in Echtzeit?

Das klassische Problem: Finance-Teams wissen erst am Quartals- oder Jahresende, dass Marketingbudgets überzogen oder nicht ausgeschöpft wurden. Geplante Kosten stehen in Kampagnenplänen, beauftragte Kosten bei Agenturen, Ist-Kosten kommen verzögert aus der Buchhaltung – die Verbindung fehlt.

MATE als Marketing Budget Tracking Tool zeigt jederzeit, welche Budgets geplant, welche Kosten bereits beauftragt und welche Rechnungen tatsächlich eingegangen sind. Finance-Teams sehen auf einen Blick, wie stark Budgets ausgeschöpft sind und wo noch Spielraum besteht – ohne auf Monatsabschlüsse warten zu müssen.

Die Auswertung der Budgetausschöpfung in Echtzeit lässt sich nach beliebigen Dimensionen filtern: nach Kampagnen, Produktlinien, Regionen, Kanälen, Zielgruppen oder Zeiträumen. So erkennen Controlling-Verantwortliche schnell, in welchen Bereichen Budgets knapp werden und wo Mittel umgeschichtet werden können.

Proaktive Steuerung statt reaktiver Korrekturen: Durch die transparente Budgetsicht können Finance- und Marketing-Teams frühzeitig gegensteuern – Kampagnen anpassen, Mittel umverteilen, zusätzliche Budgets freigeben. Das verhindert Überraschungen am Jahresende und ermöglicht kontinuierliche, datengetriebene Budgetsteuerung.

Wie berechne ich Marketing-ROI richtig und datenbasiert?

Die zentrale Frage für Finance-Teams: Welche Marketinginvestitionen zahlen sich aus? Doch in der Praxis scheitert die Marketing-ROI-Berechnung oft an fehlenden Datengrundlagen. Kampagnen, Kosten und Ergebnisse (Leads, Opportunities, Umsätze) liegen in unterschiedlichen Systemen und lassen sich nicht sauber verknüpfen.

MATE schafft die Grundlage für belastbare ROI-Analysen: Alle Marketingkosten werden strukturiert erfasst und Kampagnen, Maßnahmen, Produkten, Regionen und Kanälen zugeordnet. Diese saubere Kostenbasis ist die Voraussetzung, um später Ergebnisse aus CRM, Analytics oder BI-Systemen eindeutig Kampagnen zuzuordnen.

Durch die zentrale Dokumentation von Kampagnen, Zeiträumen und Zielgruppen lassen sich Pipeline-Kennzahlen, Abschlussraten und Umsätze aus dem CRM klar auf konkrete Kampagnen zurückführen. Finance-Teams können so bewerten, welche Marketinginvestitionen welche Vertriebsergebnisse erzielt haben.

Ergebnis: Belastbare ROI-Analysen, erfolgreiche Kampagnen identifizieren, ineffiziente Maßnahmen stoppen, Budgets gezielt auf die wirksamsten Aktivitäten konzentrieren. Typische ROI-Steigerung: 25–40% durch datengetriebene Optimierung.

Wie erstelle ich Management-Reports für Marketingkosten automatisiert?

Traditionell verbringen Controlling-Teams Stunden bis Tage damit, Management-Reports zu erstellen: Daten exportieren, in Excel zusammenführen, bereinigen, Pivot-Tabellen erstellen, Diagramme formatieren. Bis das Reporting fertig ist, sind die Zahlen veraltet – und der Aufwand bindet wertvolle Ressourcen.

Der Kostenreport in MATE liefert jederzeit aktuelle Übersichten über Plan-, Ist- und Differenzwerte – filterbar nach Kampagnen, Zeiträumen, Produkten, Regionen, Kanälen oder Zielgruppen. Controlling-Teams können Reports innerhalb von Sekunden erstellen, exportieren und für Management-Meetings nutzen – ohne manuelle Datenaufbereitung.

Interaktive Diagramme für schnelle Insights: Neben tabellarischen Reports bietet MATE interaktive Diagrammansichten, die Kostenstrukturen, Budgetausschöpfung und Verteilungen visuell aufbereiten. Diese Diagramme lassen sich direkt in Präsentationen einbinden oder als PDF exportieren – immer auf Basis aktueller Echtzeitdaten.

Individuelle Sichten für unterschiedliche Stakeholder: Durch flexible Filter und gespeicherte Ansichten können Finance-Teams für jede Zielgruppe die passende Perspektive bereitstellen – Gesamtkosten für die Geschäftsführung, Produktlinien-Sicht für Produktmanagement, regionale Verteilung für Vertriebsleitung.

Zeitersparnis: bis zu 95% gegenüber manuellen Excel-Prozessen.

Lässt sich MATE mit unserem ERP-System (SAP, Dynamics, Oracle) integrieren?

Ja, MATE verfügt über eine offene REST-API-Architektur und lässt sich mit gängigen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage, DATEV, Lexware oder anderen Finanz- und Controlling-Systemen integrieren.

Bidirektionale Integration: Stammdaten (Kostenstellen, Konten, Budgettöpfe, Lieferanten) können automatisch synchronisiert werden. Ist-Kosten aus dem ERP lassen sich in MATE importieren und Kampagnen zuordnen. Umgekehrt können geplante Budgets und Kampagnenstrukturen aus MATE ins ERP übertragen werden.

Diese Integration eliminiert Medienbrüche, reduziert manuelle Datenpflege um bis zu 80% und stellt sicher, dass Finance-Teams jederzeit auf aktuelle, konsistente Daten zugreifen können. MATE liefert dabei die fehlende Planungs- und Steuerungsebene für Marketingbudgets, während das ERP weiterhin die zentrale Finanz- und Buchhaltungsplattform bleibt.

Zusätzliche Integrationen: BI-Tools (Power BI, Tableau, Qlik), CRM-Systeme (Salesforce, HubSpot, Dynamics CRM), Projektmanagement-Tools (Jira, Asana, Monday).

Welche MATE-Lizenz benötigen Finance- und Controlling-Mitarbeiter?

Für Finance- und Controlling-Mitarbeiter empfiehlt sich die INSIGHT-Lizenz. Diese bietet vollen Zugriff auf alle Analyse- und Auswertungsfunktionen sowie das Aufgaben-Management, während die Marketingplanung im lesenden Zugriff verfügbar ist.

Was können INSIGHT-Nutzer tun?

  • Kostenreports erstellen und exportieren
  • Budgetausschöpfung in Echtzeit prüfen
  • Plan-Ist-Vergleiche durchführen
  • Interaktive Diagramme für Management-Meetings erstellen
  • Kampagnen und Budgets einsehen (lesend)
  • Aufgaben verwalten und kommentieren

Für Finance-Mitarbeiter, die aktiv an der Budgetplanung beteiligt sind oder Kampagnenstrukturen mitgestalten, ist die ENTERPRISE-Lizenz die richtige Wahl. Diese bietet vollen Zugriff auf alle Module inklusive Marketingplanung, Budget- und Kostenmanagement sowie Analyse und Auswertung.

Flexibilität: Die Lizenzwahl lässt sich jederzeit anpassen, wenn sich Rollen oder Anforderungen ändern. Lizenzen sind nicht an individuelle Personen gebunden und können bei Teamwechseln weitergegeben werden.