Planung und Steuerung mit MATE und Asana

Die Arbeitsmanagement-Software Asana ist in vielen Unternehmen das Standardsystem für Projektplanung und Organisation. Wo MATE seine Stärken insbesondere in der Planung, Strukturierung und Budgetierung von Marketingaktivitäten eines Unternehmens hat, trifft dies für Asana in den Funktionsbereichen Projekt- und Aufgabenorganisation zu. Mit unserer Integration von MATE und Asana profitieren Sie von den Vorteilen beider Lösungen.

Von der Planung zur Steuerung

Beginnt die verantwortliche Person die Detailplanung einer geplanten Marketingaktivität, wie beispielsweise die Schaltung einer Anzeige in einer Tageszeitung, so werden von ihm/ihr alle notwendigen Schritte zur erfolgreichen Durchführung als Einzelaufgaben in toolpilots MATE angelegt. Dies erfolgt in der Regel auf Basis einer dem Typ „Anzeigen“ zugeordneten Vorlage, die alle notwendigen Schritte inkl. Timings, Prioritäten und fachlicher Verantwortlichkeiten enthält. In unserem Beispiel können dies Aufgaben wie die Erstellung des Kreativkonzepts, das Layout der Anzeige, die Media-Buchung oder eine notwendige Kommunikation zu anderen Fachbereichen sein.

Auf Basis der zeitlichen Planung der Anzeigenschaltung werden somit automatisch entsprechende Aufgaben inklusive Aufgabenzeiträume im System angelegt und den in der Vorlage hinterlegten verantwortlichen Personen zugewiesen. Die Aufgaben werden dann im Rahmen der operativen Maßnahmenvorbereitung von allen Beteiligten abgearbeitet und im System als erledigt markiert.

Parallele Organisation der Aufgaben in MATE und Asana

Die Integration von toolpilots MATE und Asana gewährleistet eine nahtlose, systemübergreifende Zusammenarbeit. Aufgaben die in MATE angelegt werden, erscheinen parallel in Asana, inklusive der korrekten Zuordnung der Verantwortlichkeit, dem Fälligkeitsdatum, dem Status, zugeordneter Tags, der gewählten Priorität und der Beschreibung der Aufgabe. Auch die Zugehörigkeit zu Kampagnen und Maßnahmen der Marketingplanung wird als fachliche Information in Asana angezeigt.

Werden in Asana durch die verantwortliche Person Anpassungen an den Aufgaben gemacht, werden diese synchronisiert und sind nach wenigen Sekunden automatisch auch in toolpilots MATE verfügbar. Wenn Änderungen in MATE eingepflegt werden, erscheinen diese nach einem kleinen Moment in Asana. Somit ist es frei mit welchem System die Aufgaben operativ abgearbeitet werden, obwohl die Auswertung des Fortschritts zur Vorbereitung der Marketingmaßnahme wie gewohnt in toolpilots MATE durchgeführt wird.

Alle Aufgaben und Timings jederzeit im Blick

In der übergreifenden Marketingplanung zeigt MATE zu jeder selektierten Maßnahme im Inspector alle zugehörigen Aufgaben und deren Erledigungsstatus. Für einen detaillierten Überblick zu allen Aufgaben einer Marketingmaßnahme, kann die entsprechende Aufgabenansicht direkt aus der Planung aufgerufen werden. Hier erhält der Verantwortende beispielsweise mittels des Kanbanboards eine gute Übersicht zu allen relevanten Aufgaben und deren Status.

Weitergehende Fragen zur Integration von toolpilots MATE und Asana beantwortet Ihnen unser Supportteam sehr gerne.