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toolpilots MATE x Lexware:

Geschäftsjahresbasierte Planung und Systemintegration

Lexware nutzt toolpilots MATE zur strukturierten Planung und Auswertung sämtlicher Marketingaktivitäten auf Basis des Geschäftsjahres. Im Mittelpunkt der Lösung steht die tiefe Integration in die bestehende Systemlandschaft: Durch automatisierte Schnittstellen zu ERP-Systemen, JIRA und SharePoint sowie die systemübergreifende Referenzierung via Marketing-IDs schafft Lexware eine durchgängige Datenbasis zwischen Marketingplanung und Finanzwesen.
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Das Ergebnis

Vollständige Synchronisation zwischen Marketingplanung, Projektmanagement und Finanzbuchhaltung.

ID

Automatisierte Erzeugung von Marketing-IDs

100%

Automatisierter Import von Rechnungsdaten

ERP

Direkte Übermittlung von Kostenträgerverteilungen

Die Ausgangssituation

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Für die Steuerung der Marketingaktivitäten suchte Lexware eine Lösung, die weit über eine rein zeitliche Planung hinausgeht. Die Herausforderung bestand darin, die Marketingplanung technisch so tief zu integrieren, dass sie nahtlos mit den Finanz- und Projektmanagement-Tools kommuniziert.

Die Kernanforderungen:

  • Synchronisation von Marketingmaßnahmen mit den Strukturen des Geschäftsjahres.
  • Zusammenführung von Budgets, Kostenträgern und Sachkonten in einer Oberfläche.
  • Vermeidung von Datensilos durch eine systemübergreifende Referenzierung.

Warum sich Lexware für toolpilots MATE entschieden hat

Der Ausschlag für MATE gab die Fähigkeit der Software, als „Datendrehscheibe“ zu fungieren. Lexware profitiert heute von einer Architektur, die manuelle Zwischenschritte überflüssig macht:

  • Eindeutige Referenzierung: Die automatisierte Erzeugung von Marketing-IDs dient als universeller Anker für alle angebundenen Drittsysteme.
  • Automatisierte Datenverarbeitung: Der direkte Import von Rechnungsdaten und die Übermittlung von Kostenträgerverteilungen sichern eine fehlerfreie Buchhaltung.
  • Ganzheitliche Kostenbasis: Die Abbildung komplexer Budgettöpfe ermöglicht eine präzise Finanzsteuerung direkt aus dem Marketing-Kontext.
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Die zentralen Anwendungsfälle im Überblick

Geschäftsjahresbasierte Planung und Zielsteuerung

Die gesamte Marketingplanung bei Lexware ist konsequent am Geschäftsjahr ausgerichtet. Dabei werden Maßnahmen nicht nur zeitlich strukturiert, sondern auch direkt mit quantitativen Erfolgsfaktoren verknüpft.

  • Strukturierung der Planung nach Handlungsfeldern, Geschäftsfeldern und Kostenträgern
  • Erfassung von quantitativen Sales-Zielen direkt innerhalb der Maßnahmenplanung
  • Konsistente Auswertung aller Aktivitäten über den gesamten Planungszeitraum

Dies ermöglicht eine lückenlose Erfolgskontrolle und stellt sicher, dass alle Marketingaktivitäten auf die übergeordneten Geschäftsziele einzahlen.

Systemübergreifende Referenzierung via Marketing-IDs

Um Datenbrüche zwischen den verschiedenen Tools zu vermeiden, fungiert toolpilots MATE als führendes System für die Identifikation von Marketingmaßnahmen. Jede Aktivität erhält eine eindeutige Kennung, die in der gesamten Systemlandschaft genutzt wird.

  • Automatisierte Erzeugung von Marketing-IDs für jede geplante Maßnahme
  • Eindeutige Referenzierung der IDs in angebundenen Drittsystemen
  • Sicherstellung einer konsistenten Datenbasis über alle Prozessschritte hinweg

Durch die automatisierte ID-Vergabe wird eine manuelle Fehlerquelle eliminiert und die Zuordnung von Daten in SharePoint oder JIRA signifikant vereinfacht.

Automatisierte Verarbeitung von Finanz- und Rechnungsdaten

Ein wesentlicher Anwendungsfall ist die Automatisierung der Finanzprozesse. toolpilots MATE übernimmt den Datenaustausch zwischen der Marketingplanung und der zentralen Kostenrechnung, um manuelle Aufwände zu minimieren.

  • Automatischer Import von Rechnungsdaten für eine zeitnahe Ist-Kosten-Auswertung
  • Automatische Übermittlung prozentualer Kostenträgerverteilungen an das ERP-System
  • Verwaltung von Kosten auf Basis von hierarchischen Budgettöpfen und Sachkonten

Die automatisierte Schnittstelle zum ERP-System stellt sicher, dass Planungsdaten und reale Kostenflüsse jederzeit synchronisiert sind.

Strukturierte Verwaltung von Partnern und Lieferanten

Für eine vollständige Dokumentation der Marketingausgaben werden sämtliche beteiligten Parteien direkt im System erfasst. Dies schafft Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg.

  • Dokumentation beteiligter Dienstleister und Lieferanten inklusive Lieferantennummer
  • Zentrale Zuordnung von Partnern zu spezifischen Projekten und Kostenstellen
  • Single-Sign-On (SSO) auf Basis von Microsoft Entra ID für sicheren Zugriff

Die Integration der Lieferantendaten ermöglicht eine detaillierte Auswertung der Zusammenarbeit und unterstützt die Compliance-Anforderungen im Einkaufsprozess.

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Die Lösung: toolpilots MATE als zentrales MRM-System

Durch den Einsatz von toolpilots MATE hat Lexware die Brücke zwischen Marketing-Kreativität und kaufmännischer Präzision geschlagen. Das Ergebnis ist eine saubere, automatisierte Prozesskette von der ersten Budgetidee bis zur fertigen Buchung im ERP-System.

  • 100% Transparenz über alle Partnerausgaben und Projektschritte.
  • Null manueller Aufwand bei der Übertragung von Rechnungs- und Kostendaten.
  • Sichere Datenbasis für strategische Entscheidungen auf Geschäftsführungsebene.
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Über Lexware

Lexware entwickelt Softwarelösungen für Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen mit Fokus auf kaufmännische Prozesse. Dazu zählen insbesondere Anwendungen für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft und weitere betriebswirtschaftliche Aufgaben.

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Häufig gestellte Fragen

Lohnt sich toolpilots MATE auch für mittelständische Unternehmen?

Kurz erklärt: Absolut. MATE ist modular aufgebaut und skaliert mit Ihren Anforderungen, sodass auch mittelständische Teams typische Probleme wie Excel-Chaos und fehlende Budgettransparenz pragmatisch lösen können.

So wächst MATE flexibel mit Ihrem Unternehmen mit:

  • Modularer Start: Sie beginnen mit dem dringendsten Schmerzpunkt (z. B. der Budgetfreigabe) und erweitern das System später Schritt für Schritt.
  • Skalierbare Struktur: Individuelle Kategorien und Namenskonventionen passen sich an kleine Teams genauso an wie an komplexe Konzernstrukturen.
  • Fokus auf Kernprozesse: Statt eines überladenen Systems nutzen Sie nur die Funktionen, die Sie für mehr Transparenz und Steuerung wirklich brauchen.

Ergebnis: Sie zahlen und nutzen nur das, was Sie benötigen – und haben ein System, das flexibel mit Ihrem Marketing wächst.

Wie lange dauert die Einführung von toolpilots MATE im Durchschnitt?

Kurz erklärt: Im Gegensatz zu starren IT-Großprojekten ist MATE auf eine schnelle Time-to-Value ausgelegt. Erste Kernprozesse sind oft schon nach wenigen Wochen live und einsatzbereit.

Was die schnelle Einführung von MATE ermöglicht:

  • Best-Practice-Ansatz: Vorkonfigurierte Templates für individuelle Projektphasen und Eingabefelder beschleunigen das Setup enorm.
  • Einfache Konfiguration: Anpassungen an Workflows oder Pflichtfeldern können ohne aufwendige Programmierung direkt im System vorgenommen werden.
  • Erfahrene Partner: Gemeinsam mit Implementierungspartnern (wie z.B. aclevion im Pilatus Use Case speziell für den Schweizer Markt) wird das System zielgerichtet mit zusätzlichem Expertenwissen auf Ihre Prozesse abgestimmt.

Ergebnis: Eine schnelle Implementierung ohne IT-Ressourcen-Engpass, sodass Ihr Team sofort produktiver arbeiten kann.

Kann MATE unsere sehr individuellen Freigabe- und Budgetprozesse abbilden?

Kurz erklärt: Ja. Die Stärke von MATE liegt darin, dass es sich an Ihre spezifischen Prozesse anpasst – egal ob mehrstufige Compliance-Freigaben bei Banken oder komplexe Werbekostenzuschüsse (WKZ) im Handel.

So flexibel passt sich MATE an Ihre Anforderungen an:

  • Umfangreiches Rollen- und Rechtesystem: Sie steuern granular, wer welche Budgets, Kampagnen oder Kosten sehen und freigeben darf.
  • Individuelle Workflows: Individuelle Projektphasen bilden Ihre exakten Freigabeschleifen ab – vom Briefing bis zum Go-Live.
  • Maßgeschneiderte Datenstruktur: Über individuelle Eingabefelder erfassen Sie genau die Informationen, die für Ihr spezifisches Controlling relevant sind.

Ergebnis: Ihre etablierten Prozesse werden nicht umgeworfen, sondern digitalisiert, standardisiert und deutlich beschleunigt.

Müssen wir unsere bestehenden Systeme (ERP, DAM) ersetzen, wenn wir MATE einführen?

Kurz erklärt: Nein. MATE versteht sich als zentrales „Betriebssystem“ für Ihr Marketing, das Ihre bestehende Systemlandschaft orchestriert und Datensilos auflöst, statt Systeme zu ersetzen.

Wie MATE sich in Ihren Tech-Stack integriert:

  • Nahtlose Anbindung: Über flexible Schnittstellen (APIs) lassen sich ERP-Systeme (für Kostendaten) oder Asset-Datenbanken einfach anbinden.
  • Zentrale Datenwahrheit: MATE führt Planungs-, Budget- und Kampagnendaten an einem Ort zusammen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen.
  • Strukturierter Datenaustausch: Der erweiterte Export ermöglicht es zudem, Planstände jederzeit sauber in andere Steering-Formate zu übergeben.

Ergebnis: Eine integrierte Systemlandschaft, in der MATE als zentrale Steuerungszentrale für alle Marketingaktivitäten fungiert.

Wie finde ich heraus, ob toolpilots MATE für unseren spezifischen Use Case passt?

Kurz erklärt: Am einfachsten in einem kurzen, unverbindlichen Potenzialgespräch. Wir analysieren Ihren größten Engpass und zeigen Ihnen, wie Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen diesen gelöst haben.

So prüfen wir gemeinsam den Fit für Ihr Team:

  • Individuelle Bedarfsanalyse: Wir sprechen über Ihre aktuellen Pain Points (z. B. dezentrale Budgetsteuerung oder langsame Freigaben).
  • Live-Demo am System: Wir zeigen Ihnen anhand konkreter Filterungen und Projektphasen, wie Ihr Prozess in MATE aussehen würde.
  • Erfahrungstransfer: Sie profitieren von Best Practices aus unseren bestehenden Success Stories (wie Pilatus, Nvidia oder VW).

Ergebnis: Sie erhalten in kürzester Zeit Klarheit darüber, ob und wie MATE Ihre spezifischen Marketingprozesse optimieren kann.

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